1. OBJETIVO
Presentar la Política de Transparencia y Ética Empresarial definido por la Alta Dirección de Mundial de Tornillos S.A. (en adelante “Mundial de Tornillos”) relacionada con la transparencia e integridad en la Compañía, así como la prevención de las actividades de soborno transnacional conforme con lo dispuesto por las Leyes, Regulaciones y en especial por la normatividad de la Superintendencia de Sociedades que se describirá más adelante.
2. ALCANCE
Las políticas de transparencia y ética empresarial aplica a todo el equipo humano vinculado a la Compañía, especialmente a la alta dirección, a los directivos, administradores, personal de manejo y confianza, jefes, coordinadores, los equipos de compras, logística, importaciones, control interno y comercial, que se encargan directamente de realizar las negociaciones (entendidas estas como importaciones y exportaciones) con los proveedores y compradores de otros países, y a todas las partes relacionadas y grupos de interés, entendidos éstos como clientes, proveedores, distribuidores, contratistas, accionistas, inversionistas y en general a todos aquellos con quienes directa o indirectamente se establezca alguna relación comercial, contractual o de cooperación con Mundial de Tornillos S.A. , todos quienes para efectos de este documento se denominarán “La Compañía”.
Esta política tiene como propósito declarar públicamente el compromiso de la Compañía, de sus altos directivos, de los directivos, administradores, personal de manejo y confianza, los equipos de compras, logística, importaciones, control interno y comercial, con un actuar ético y transparente ante sus grupos de interés, y el conducir los negocios de una manera responsable, actuando bajo una filosofía de cero tolerancia con aquellos actos que contraríen nuestros principios corporativos, especialmente en lo que tiene que ver con la realización y recepción de incentivos, premios, estímulos o comisiones por parte de terceros y para terceros, pero sobre todo con lo relacionado con los denominados “Fraude Interno” y “Fraude Externo” conforme se definen en la presente Política.
3. DEFINICIONES
Para efectos de la Política de Transparencia y Ética Empresarial (en adelante “Política” se adoptan las siguientes definiciones aplicables únicamente en el marco del Programa y la Política de transparencia y ética empresarial) sin perjuicio de lo señalado en otros documentos internos de la Compañía:
- ALTOS DIRECTIVOS: Son las personas naturales o jurídicas, designadas de acuerdo con los estatutos sociales o cualquier otra disposición interna de la Compañía y la ley colombiana, según sea el caso, para administrar y dirigir la Compañía. Son estos los Administradores y los principales ejecutivos de la Compañía, es decir, Gerente General, Subgerente, Miembros de Junta Directiva, vinculados o no laboralmente a ésta.
- ADMINISTRACIÓN DESLEAL: Se trata del delito incluido en el Artículo 250B del Código Penal y mediante el cual los administradores de hecho o de derecho de una empresa, con abuso de las funciones propias de su cargo, disponen fraudulentamente de los bienes de lasociedad o contraen obligaciones a su cargo causando directamente un perjuicio económicamente evaluable a sus socios.
- CIRCULAR EXTERNA 100-000003: Es la guía destinada a poner en marcha programas de ética empresarial para la prevención de las conductas previstas en el artículo 2° de la Ley 1778 de 2016. Emitida por la Superintendencia de Sociedades, y la cual fue implementada por la Resolución 100-006261 del 2 de octubre de 2020 para empresas que hayan obtenido ingresos o tengan activos superiores a 40.000 SMLMV y que hayan realizado negocios o transacciones internacionales superiores individualmente o por conjunto a 100 SMLMV.
- COLABORADORES: Hace referencia a todos los funcionarios, empleados, contratistas permanentes o eventuales, administradores, accionistas y cualquier otra persona que a cualquier título labore o preste su colaboración o servicios en Mundial de Tornillos. La presente definición solo aplica para efectos de esta política y no modifica ni las condiciones de los trabajadores ni los contratos de trabajo, ni genera derechos laborales de ninguna índole.
-CORRUPCION PRIVADA: Se trata del delito incluido en el Artículo 250 A del Código Penal Colombiano y mediante el cual se castiga a cualquier tercero que ofrezca, prometa o conceda a un Administrador o a un Representante de la empresa una dadiva o cualquier beneficio no justificado para que lo favorezca a él o a otro tercero en perjuicio de la empresa.
- DEBIDA DILIGENCIA: Es la revisión inicial y periódica que debe hacerse sobre los aspectos legales, contables y financieros relacionados con una negociación, tratativa o transacción, sea esta internacional o nacional, y cuyo propósito es identificar y evaluar los riesgos de soborno y corrupción que pueden o hayan afectado a la Compañía, sus contratistas y vinculados, especialmente en lo relacionado con pérdida de materiales, otorgamiento de contratos de suministro a precios fuera de mercado o a causa de dadivas y suministro de material diferente al contratado o de menor calidad a causa de conductas realizadas por la compañía. El proceso de Debida Diligencia debe ser realizado de manera inicial por el Oficial de Cumplimiento con la ayuda del responsable de cada uno de los procesos de la Compañía y esta matriz de riesgos sobre las negociaciones o tratativas deberá ser actualizada de manera anual por parte de los responsables de cada proceso. La Compañía podrá realizar en cualquier momento procesos de debida diligencia, pero en ningún paso podrán pasar más de dos (2) años sin realizar un proceso de Debida Diligencia completo.
- DIRECTIVOS Y ADMINISTRADORES: Son los directores de departamento, directores regionales, jefes de procesos, coordinadores, supervisores, jefes, administradores y personal de dirección, confianza y manejo. - FRAUDE EXTERNO: Se trata de cualquier conducta de carácter intencional o no intencional, mediante la cual por medio de engaños, falsedades u ocultamientos un tercero ajeno a la empresa obtiene de manera fraudulenta o engañosa beneficios injustificados por parte de la empresa, o logra sustraer bienes, información o secretos industriales de la misma.
- FRAUDE INTERNO: Se trata de cualquier conducta de carácter intencional o no intencional, mediante la cual por medio de engaños, falsedades u ocultamientos un colaborador de la empresa obtiene de manera fraudulenta o engañosa beneficios injustificados por parte de la empresa, o logra sustraer bienes, información o secretos industriales de la misma.
- NORMAS INTERNACIONALES ANTICORRUPCIÓN Y ANTISOBORNO: Son la Ley de Estados Unidos de América denominada “Foreign Corrupt Practices Act” (la “Ley FCPA”), la Ley del Reino Unido de la Gran Bretaña e Irlanda del Norte denominada “UK Bribery Act”, la Convención contra el Soborno Transnacional de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), las Normas Nacionales contra la corrupción y cualquier otra ley aplicable contra la corrupción y el soborno en cualquier otra jurisdicción donde la Compañía realice actividades tanto para la consecución de suministros necesarios para sus actividades como realice negocios de venta y suministro de material ferretero.
- NORMAS NACIONALES CONTRA LA CORRUPCIÓN: Son las leyes 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción), 1778 de 2016 (corrupción privada), 2014 de 2019 y la Guía destinada a poner en marcha programas de cumplimiento para la prevención de las conductas previstas en el artículo 2º de la Ley 1778 de 2016 expedida por medio de la Circular Externa 100-000003 del 26 de julio de 2016 de la Superintendencia de Sociedades, junto con las Resoluciones 200-000558 del 19 de julio de 2018, 100-002657 del 25 de julio de 2016, Resolución 200-000816 del 27 de septiembre de 2018 y Resolución 100-006261 del 2 de octubre de 2020 por medio de las cuales se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención investigación y sanción de actos de corrupción o soborno y la efectividad del control de la gestión pública así como regular las sanciones para condenados por corrupción y delitos contra la administración pública, así como la cesión unilateral administrativa del contrato por actos de corrupción y se dictan otras disposiciones, y sus decretos reglamentarios y las normas que la modifiquen, sustituyan o complementen.
De igual forma, se considera relevante la Ley 1778 de 2016 (Ley Anti – Soborno) por medio de la cual se dictaron normas sobre la responsabilidad de las personas jurídicas por actos de corrupción transnacional y así mismo se dictaron disposiciones en materia de lucha contra la corrupción, así como le otorgó a la Superintendencia de Sociedades las funciones que generan la presente política.
- OFICIAL DE CUMPLIMIENTO DE ÉTICA: Es la persona natural designada por el gerente de la Compañía para liderar y administrar el sistema de gestión de riesgos de soborno u otros actos de corrupción, éste Oficial estará a cargo de manejar la identificación, control y prevención de los riesgos de Soborno, depende únicamente de la gerencia y la junta directiva tienen acceso directo a estos últimos, es la máxima autoridad en materia de gestión del riesgo de Soborno Transnacional en la compañía y contara con la autonomía y los recursos humanos, tecnológicos y económicos requeridos para poner en marcha este Programa de Ética Empresarial, Ética Empresarial.
- PAGOS DE FACILITACIÓN: Pagos ilegales e inadecuadamente realizados a funcionarios de cualquier gobierno con el fin de asegurar, impulsar o acelerar trámites de carácter legal y rutinarios en beneficio de la Compañía o de sus colaboradores. Los Pagos de Facilitación están prohibidos, en cualquier caso.
- PRINCIPIOS: Son los principios que ha incorporado la Compañía y que tienen como finalidad apoyar y acompañar la puesta en marcha de los sistemas de gestión de riesgos de soborno y otros actos y conductas que se consideran ilícitas por carecer de legitimidad y transparencia, y frente a las cuales la Compañía y sus colaboradores asumimos el compromiso de evitar bajo cualquier circunstancia.
- PROGRAMA DE ÉTICA EMPRESARIAL: Consiste en los procedimientos específicos a cargo del Oficial de Cumplimiento de Ética, encaminados a poner en funcionamiento las políticas de cumplimiento, con el fin de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de Soborno, Corrupción Privada, Fraude Externo, Fraude Interno, Tráfico de Influencias, Utilización Indebida de Información Privada , así como otros que se relacionen con cualquier acto de corrupción tanto interno como externo que pueda afectar a la Compañía
- SERVIDOR PÚBLICO EXTRANJERO: Consiste en lo previsto por el Parágrafo Primero del artículo 2 de la Ley 1778: “Toda persona que tenga un cargo legislativo, administrativo o judicial en un Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o una jurisdicción extranjera, sin importar si el individuo hubiere sido nombrado o elegido. También se considera servidor público extranjero toda persona que ejerza una función pública para un Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o en una jurisdicción extranjera, sea dentro de un organismo público, o de una empresa del Estado o una entidad cuyo poder de decisión se encuentre sometido a la voluntad del Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o de una jurisdicción extranjera. También se entenderá que ostenta la referida calidad cualquier funcionario o agente de una organización pública internacional.”
-SISTEMA DE GESTIÓN DE RIESGOS DE SOBORNO: Se trata del conjunto de políticas, procedimientos, responsables y matrices de control y otros documentos que, por medio de los procesos de la Debida Diligencia se encargaran de gestionar los riesgos de Soborno, Corrupción Privada, Fraude Externo, Fraude Interno, Tráfico de Influencias, Utilización Indebida de Información Privada y cualquiera otro que se llegare a considerar con el fin de afectar a la Compañía.
- SOBORNO: Es el acto de dar, ofrecer, prometer, solicitar o recibir cualquier dádiva o cosa de Valor Significativo a cambio de un beneficio o cualquier otra contraprestación, o a cambio de realizar, omitir, retardar o acelerar un acto inherente a una función pública o privada, con independencia de que la oferta, promesa, o solicitud es para uno mismo o para un tercero, o en nombre de esa persona o en nombre de un tercero.
- SOBORNO TRANSNACIONAL: Es el acto en virtud del cual, la Compañía, por medio de sus colaboradores, altos directivos, directores, administradores, asociados y contratistas, da, ofrece o promete a un servidor público extranjero, de manera directa o indirecta: (i)sumas de dinero, (ii) objetos de valor pecuniario o (iii) cualquier beneficio o utilidad a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional. (Para el caso de este documento lo denominaremos soborno).
- TRÁFICO DE INFLUENCIAS. Se trata del Artículo 411A del Código Penal, mediante el cual se señala que cualquier particular que ejerza indebidamente influencias sobre un servidor público en cualquier asunto que este se encuentre conociendo o haya de conocer, con el fin de obtener cualquier beneficio económico, estará cometiendo un delito.
- UTILIZACION INDEBIDA DE INFORMACIÓN PRIVADA: Se trata del delito consagrado en el Artículo 258 del Código Penal y mediante el cual se establece que cualquier colaborador de la empresa, que con el fin de obtener provecho para si o para un tercero, haga uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de su cargo o función, incurrirá en delito.
-VALOR SIGNIFICATIVO PARA DIRECTIVOS, ADMINISTRADORES Y COLABORADORES: Consiste en el valor indeterminado dado por la Compañía a las dadivas o regalos o montos sustraídos, o afectaciones, respecto de los cuales estos pasan a considerarse Sobornos o Fraudes Internos para efectos de esta Política. Para efectos de este documento se ha establecido en $1 (un peso) en adelante.
-VALOR SIGNIFICATIVO PARA ALTOS DIRECTIVOS: Consiste en el valor indeterminado dado por la Compañía a las dadivas o regalos o montos sustraídos, o afectaciones, respecto de los cuales estos pasan a considerarse Sobornos o Fraudes Internos para efectos de esta Política. Para efectos de este documento se ha establecido en $200.000 M/Cte. El presente concepto únicamente se refiere a la Alta Dirección.
-VALOR SIGNIFICATIVO: Reúne las definiciones de Valor Significativo para directivos, administradores, colaboradores y Valor Significativo para altos directivos.
4. POLÍTICAS
La sociedad Mundial de Tornillos S.A. adopta las siguientes Políticas de Transparencia y Ética Empresarial:
4.1. POLÍTICA DE TRANSPARENCIA E INTEGRIDAD:
El Programa de Transparencia y Ética Empresarial se establece bajo la promulgación y declaración de seis (6) principios fundamentales para la Compañía, los cuales se entienden conocidos y aceptados por todos los colaboradores de la compañía. Estos principios deben reflejar nuestras acciones a todo nivel y se integran a los principios rectores que inspiran nuestra ética corporativa incluidos en el Reglamento Interno de Trabajo.
I- PRINCIPIO DE LA BUENA FE: Actuar con buena fe, con diligencia y cuidado, velando permanentemente por el respeto de las personas y el cumplimiento de la ley y dando prelación en sus decisiones a los principios y valores de la Compañía por encima del interés particular.
II- PRINCIPIO DE LA HONESTIDAD: En la medida en que todos los colaboradores sean conscientes de sus responsabilidades y de sus obligaciones morales, legales y laborales y las practiquen, se puede afirmar que se está cumpliendo con los deberes frente a la comunidad, la empresa y el país y la única forma de hacerlo es guiándose por la senda de un negocio honesto, transparente y legítimo. Quienes tienen mayor nivel jerárquico y responsabilidad sobre bienes y procesos de la Compañía tienen un mayor compromiso frente a este principio por medio del dar ejemplo. La honestidad no es una virtud, es una obligación.
III- PRINCIPIO DEL INTERÉS GENERAL Y CORPORATIVO: Todas las acciones de los colaboradores deben estar regidas por el interés general y por el mejor resultado general para la empresa. Las gestiones de los colaboradores de cualquier nivel jerárquico, pero especialmente en la Alta Dirección, directores (de departamento y regionales, jefes de procesos), deben estar desprovistas de cualquier interés económico personal y en ningún caso deben contravenir el interés de la Compañía. Las conductas transparentes están exentas de pagos o reconocimientos, así como de dadivas o reconocimientos para obtener o retener negocios o conseguir una ventaja de negocios. La Corrupción Privada, el Fraude Interno y Externo y el Tráfico de Influencias no son admisibles en Mundial de Tornillos a ningún nivel.
IV- PRINCIPIO DE LA LEALTAD: Por lealtad con la Compañía toda persona debe comunicar oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o irregularidad cometida por parte de otro funcionario o de un tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de la Compañía, de sus clientes, accionistas y directivos. Si el colaborador prefiere conservar en reserva su identificación para comunicar dicho hecho, puede hacerlo a través de la Línea de Transparencia.
V- PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: Todas las personas vinculadas a la Compañía están comprometidas en velar por el cumplimiento no solamente de la letra sino del espíritu de la Constitución y de las leyes y regulaciones del país y del exterior cuando esto resulte aplicable, igualmente de las disposiciones y reglamentaciones que expidan las autoridades y las normas y políticas fijadas por la Compañía, bajo un principio general ético y de reconocimiento del bien y del mal.
VI- PRINCIPIO DE LA VERACIDAD: Decimos y aceptamos la verdad por encima de cualquier consideración. La información que expedimos al público en general así como la que comunicamos internamente, debe ser veraz en todo momento, no escondemos información, decimos en privado las cosas que podemos sostener en público, respetando con ello las políticas de seguridad de la información y de tratamiento de datos personales de la compañía conforme lo indica el RGPDP.
PRINCIPIOS CORPORATIVOS: De igual manera, la Compañía ha definido los siguientes valores corporativos que nos identifican:
I- EXCELENCIA: Desarrollar soluciones innovadoras y generar nuevas ideas que puedan permitir el crecimiento de la empresa y de nuestro equipo de trabajo, que garantice la satisfacción de los clientes.
II- RESPONSABILIDAD Y CUMPLIMIENTO: Trabajar de forma disciplinada para lograr el tiempo planteado de entrega al cliente interno y externo.
III- TRABAJO EN EQUIPO: Implica compromiso, liderazgo, armonía, responsabilidad, creatividad, voluntad y organización, para alcanzar las metas u objetivos con un grupo de trabajo.
IV- ACTITUD DE SERVICIO: Los clientes son nuestra razón de ser. V- MEJORAMIENTO CONTINUO: Creemos que todo se puede hacer mejor y trabajamos para lograrlo.
VI- OPORTUNIDAD: De desarrollo personal y profesional dentro de la empresa. De acuerdo con lo anterior, todos los colaboradores de la Compañía son corresponsables en la adecuada y correcta aplicación, en todo momento de estas políticas y del Programa de Transparencia y Ética Empresarial, el cual cuenta con todo el respaldo de la Alta Dirección, de los directivos y administradores para obrar en consonancia con los principios declarados en el presente documento.
Es por ello que desde la Gerencia General de la Compañía Mundial de Tornillos S.A. se valora y reconoce el esfuerzo y el compromiso de aquellas personas que obran con rectitud y velan por la integridad de la gestión empresarial. La Compañía acogiendo las buenas prácticas adopta la implementación de sistemas, procedimientos, protocolos y mecanismos de control y reporte, a través de la Línea de Transparencia, entre otros, con el fin de asegurar la prevención, identificación y tratamiento de actos y conductas que se consideran ilícitas por carecer de legitimidad y transparencia y conforme con las definiciones incluidas en la presente Política.
La Compañía prohíbe cualquier tipo de Soborno o Pago de Facilitación, y exige el cumplimiento de todas las Normas anticorrupción y antisoborno incluyendo la Circular Externa 100-000003 de 2016 de la Superintendencia de Sociedades y cualquier otra que la modifique o adicione. Resulta imperativo para todos los colaboradores anteponer la observancia de los principios y valores éticos para la consecución de las metas de la Compañía, sobre el logro de intereses económicos o personales, considerando que es primordial generar una cultura orientada a aplicar y hacer cumplir las políticas que integran las normas y valores de la empresa. Los Colaboradores de la Compañía deben conocer y cumplir con todas las políticas y procedimientos que integran el Sistema de Ética Empresarial, una estrategia para ello será la sensibilización que se dará a través de las capacitaciones que se realizarán de acuerdo al programa de entrenamiento que se diseñe para tal fin, en cualquier caso con una periodicidad no menor a un año.
Los Colaboradores que tengan la facultad de realizar compras o negociaciones nacionales o internacionales, deben realizar y colaborar con el proceso de la Debida Diligencia, o solicitar a la Compañía ayuda para ello, con el fin de conocer adecuadamente a los terceros, y en particular, la vinculación con entidades públicas o privadas antes de cerrar la compra o negociación. Para ello se deberán cumplir con los procedimientos y manuales internos del departamento al que pertenecen estos procesos, los de SAGRILAFT y las políticas internas de seguridad de la información.
4.2. DEBER DE RESERVA
La información derivada de la aplicación de esta política está sometida a reserva, lo que significa que se deberá manejar con confidencialidad y adoptando medidas de seguridad de la información, en especial para proteger la identidad de los denunciantes cuando estos así los solicite, pudiendo ser conocida por las autoridades judiciales o administrativas competentes en el uso de sus funciones, por lo tanto todo el personal de MUNDIAL DE TORNILLOS S.A., debe velar porque se garanticé la disponibilidad, integridad y custodia de dicha información, siendo la finalidad del tratamiento el cumplimiento de la presente política y de más concordantes en la materia.
4.3. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
El procedimiento de archivo y conservación de los documentos que estén relacionados con negocios o transacciones nacionales o internacionales, deben cumplir con los procesos habituales de Mundial de Tornillos, los documentos derivados del programa y la política de transparencia y ética empresarial se retendrán conforme a lo establecido en el PTEE.
4.4. INCUMPLIMIENTO
MUNDIAL DE TORNILLOS S.A. considera una falta grave, la omisión o incumplimiento de cualquiera de los controles, manejo de información u otros lineamientos definidos en esta política, en el programa y demás documento que hagan parte de este sistema contra el soborno transnacional.
5. MECANISMOS PARA REPORTAR: LÍNEA DE TRANSPARENCIA E INTEGRIDAD (LTI): En su enfoque preventivo, la Compañía dispone de una Línea de Transparencia a la cual todos los colaboradores sin importar su cargo y demás grupos de interés pueden comunicar dudas o necesidades de asesoría en relación con el cumplimiento del Programa de Transparencia y Ética Empresarial, así como también para reportar conductas que se encuentren en cualquiera de las modalidades de soborno, fraude o corrupción. La consulta es recibida por detalle, garantizando la confidencialidad de la información y de la persona que la presenta protegiéndola contra cualquier tipo de represalia que pueda ser ejercida por las personas eventualmente denunciadas, y sin que esto modifique las condiciones laborales de las personas.
Se ha dispuesto de teléfono y WhatsApp 3115616990 un correo electrónico y de un link en nuestra página web dispuestos para estos efectos, y son los siguientes:
-transparencia@mundialdetornillos.com
- htpps://www.mundialdetornillos.com (en la sección contáctenos)
CONCEPTOS CLAVES DE LA LÍNEA DE TRANSPARENCIA
-La Línea de Transparencia es diferente a la línea de servicio al cliente.
-No es una herramienta de quejas y reclamos, sino de reporte por conductas que van contra la Transparencia e Integridad de la Compañía.
-No es para sugerencias, ni atención de temas laborales, ni personales.
-Debe ser utilizada con responsabilidad. Los hechos reportados deben ser reales y verificables.
6. DIVULGACIÓN
| RESPONSABLE (S) |
| Oficiales de Cumplimiento |
| Director de Gestión Humana y de Calidad |
| Directores Regionales |
| Directores de Proceso |
| Coordinadores |
| Jefes y Administradores |
| Asistente de calidad |
7. ANEXOS. Sin anexos.
